Elektronisches Fahrtenbuch – automatisch gesichert

Bornemann erledigt für deine Fahrer eine komplette und lückenlose Eintragung aller Fahrten. Das elektronische Fahrtenbuch bietet dir darüber hinaus die Möglichkeit online von überall aus live auf die Informationen des Fahrtenbuchs zuzugreifen. Dies ist nicht nur praktisch für deine Abrechnung, sondern reduziert deinen täglichen Aufwand auf ein Minimum. So bist du stets auf dem Laufenden auch ohne Papier und Kugelschreiber.

Informationen direkt von der Straße

Klar verständliche Fahrberichte werden automatisch für jedes Fahrzeug erstellt. Aus diesen wird leicht ersichtlich, welche Fahr- und Standzeiten das Fahrzeug hatte und an welchen Orten es war. Bornemann macht deinen Fuhrpark transparent und zeigt dir genau, in welchem Bereich die Kosten und liegen und welches Einsparpotenzial sich daraus ergibt. Ob per PKW oder LKW: Mit Bornemann hast du die passende Software, die genau auf deine Bedürfnisse anpassbar ist. Ganz gleich wie viele Fahrzeuge sich auf der Straße befinden, du hast jederzeit die Einsicht in das aktuelle Tagesgeschäft.

Analoge Fahrtenschreiber sind Geschichte

Die Technik entwickelt sich stets weiter und warum sollte man auf komplizierte Systeme setzen, die nicht dem heutige Standard entsprechen? Nutze die Möglichkeiten, die dir das moderne Flottenmanagement bietet und setze auf das elektronische Fahrtenbuch. Auf Wunsch können sogar Auslandsfahrten automatisiert eingetragen werden. Wir richten uns bei der einmaligen Einrichtung ganz nach deinen Bedürfnissen. Jedes Fahrzeug erhält eine eigene Ortungsbox inklusive GPS und schon kann es los gehen!

Bei Dienstfahrzeugen kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Fahrtenbuch auferlegen, um einen Nachweis über die betrieblichen Fahrten zu erhalten. Dies kann zum einen als Kontrolle seines Fuhrparks über den Einsatz seiner Fahrzeuge dienen. Der Arbeitgeber kann ein Fahrtenbuch aber auch in dem Fall einführen, wenn die private Nutzung der Dienstfahrzeuge untersagt ist und dies überprüft werden soll. In diesen Fällen wird vertraglich vereinbart, welche Wege mit dem Dienstfahrzeug unternommen werden dürfen und welche nicht.

Ein weiterer Grund für den Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Fahrtenbuch aufzuerlegen geschieht häufig bei Fahrzeugen, die auch für den privaten Bereich genutzt werden (könnten). Hierzu zählen beispielsweise solche unter 3,5 t, Transporter ohne Festeinbauten, usw. Diesen unterstellt das Finanzamt oft pauschal, dass mit ihnen Privatfahrten unternommen werden. Wenn in diesem Fall kein Nachweis darüber vorhanden ist, inwiefern das Fahrzeug durch die Mitarbeiter genau genutzt wird, entstehen unnötige Kosten für den Arbeitgeber. Diese können durch die Führung eines Fahrtenbuch umgangen werden.

Bei mehreren oder schwerwiegenden Regelverstößen gegen die Straßenverkehrsordnung kann das Straßenverkehrsamt die Führung eines Fahrtenbuches anordnen. Dieser Fall tritt etwa dann ein, wenn mehrfach oder schwerwiegend gegen das Verkehrsrecht verstoßen wurde (§31 a StVZO). Für die Ahndung eines Deliktes hat die Behörde drei Monate Zeit. Nach dieser Frist ist der Verstoß gegen die Straßenverkehrsordnung verjährt.

Die erste Konsequenz trägt immer der Halter. Dieser muss im Anschluss klären, wer für die Ordnungswidrigkeit verantwortlich ist und den Fahrer zur Rechenschaft ziehen. Der Verantwortliche muss anschließend die Führung des Fahrtenbuchs durchführen. Auf diese Weise soll weiteren Regelverstößen entgegengewirkt werden. Wenn die Auferlegung eines Fahrtenbuches nicht eingehalten wird, muss mit einem Bußgeld gerechnet werden. Außerdem bekommt der Verantwortliche einen Punkt in Flensburg.

Die Führung eines Fahrtenbuches ermöglicht eine genaue Unterteilung der gefahrenen Wege. Der exakte Anteil an der privaten Nutzung kann nur über ein eigens geführtes Fahrtenbuch ermittelt werden. Es gibt verschiedene Streckentypen, die mit einem Fahrtenbuch bis auf den Kilometer genau zugeordnet werden können. Nur so ist es möglich eine faire Versteuerung des konkreten privaten Nutzungsanteils zu gewährleisten. Zudem bietet das Fahrtenbuch einen Überblick der gesamten gefahrenen Strecken und den damit verbundenen Kosten.

Das elektronische Fahrtenbuch funktioniert über im Fahrzeug fest verbaute Ortungsboxen mit integriertem GPS Sender. Dieser sendet dauerhaft Signale über den Aufenthaltsort. So können Adressen, Streckenverläufe und Zeiten exakt ermittelt werden. Diese Informationen werden automatisch weitergeleitet und dokumentiert. So sind die wichtigsten Daten bereits durch die reine Fahrbewegung des Wagens notiert. Lediglich einige ergänzende Angaben zur Fahrt müssen anschließend noch per Hand vorgenommen werden.

Wenn die Wahl auf ein elektronisches Fahrtenbuch fällt, wird die Ortungsbox in Kürze von einem Fachmann eingebaut. Dieser Vorgang dauert nur wenige Minuten, anschließend ist das elektronische Fahrtenbuch sofort einsatzbereit.

Bei der Führung eines Fahrtenbuches müssen einige Dinge beachtet werden. Im Allgemeinen gelten die Anforderungen der Finanzbehörden sowohl für das handschriftliche als auch für das elektronische Fahrtenbuch. Dazu zählen:

Fahrten über mehrere Tage müssen einzeln aufgelistet werden. Bei mehreren Terminen hintereinander muss jede Fahrt einzeln protokolliert sein. Es darf weder manipuliert noch unvollständig noch nachträglich verändert worden sein.

Der größte Vorteil beim elektronischen Fahrtenbuch ist, dass es sich fast vollkommen selber schreibt. Da die wichtigsten Informationen automatisch über GPS Daten aufgezeichnet und gespeichert werden, reduziert sich der eigene Aufwand auf ein Minimum. Datum, Beginn und Ende, die Distanz dazwischen sowie beide Kilometerstände werden direkt im elektronischen Fahrtenbuch vermerkt. Die gefahrenen Strecken stehen daher immer im Fahrtenbuch und müssen im Anschluss lediglich bearbeitet werden. Hierfür ist das Online Portal nötig. Dort kann man die Führung nachvollziehen und alle notwendigen Bearbeitungen vornehmen. Dies ist unmittelbar nach einer Fahrt möglich oder kann innerhalb von einer Woche nach der Fahrt erledigt werden. Zu den wichtigen Ergänzungen, die in dieser Zeit vorgenommen werden müssen, gehören der Zweck der Fahrt, der Name des angefahrenen Kunden bzw. Unternehmens etc. und des jeweiligen Fahrers.

In diesem Punkt zeigt sich, dass die Führung eines Fahrtenbuch immer zeitnah sein muss. Zwar werden die wichtigsten Angaben von der Strecke immer sofort aufgezeichnet, die fehlenden Informationen müssen allerdings 7 Tage später nachgereicht werden. Wenn dies nicht geschieht, wird jede Fahrt in eine Privatfahrt umgewandelt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Die dadurch entstehenden Kosten trägt in diesem Fall der dafür verantwortliche Fahrer.

Das herkömmliche Fahrtenbuch besteht aus Papier. Die Eintragungen werden mit einem Stift per Hand vorgenommen. Dieser Vorgang ist oft zeitaufwendig und mühsam, denn das Fahrtenbuch muss immer mitgeführt und die Daten nach jeder Fahrt direkt eingetragen werden. Nachträgliche Ergänzungen dürfen nicht vorgenommen werden. Außerdem muss das Fahrtenbuch vollständig sein und es darf keine Fehler enthalten. Nur, wenn es all diese Anforderungen erfüllt, wird es anerkannt. Dies führt oft zu stressigen Situationen.

Inhaltlich überschneiden sich die Informationen, die in ein handschriftliches Fahrtenbuch gehören, mit denen, die in einem elektronischen vorhanden sind bzw. sein müssen. Wichtige Angaben zur Fahrt und dem Fahrer sind in beiden Fällen unerlässlich.

Eine betriebliche Fahrt ist jede einzelne Fahrt, die aus betrieblichen Gründen verrichtet wird. Sie kann auch vor oder nach der regulären Dienstzeit stattfinden und ist dennoch als betrieblich deklariert. Während einer Dienstfahrt dürfen keine privaten Besorgungen getätigt oder außergeschäftliche Termine wahrgenommen werden.

Die betrieblichen Fahrten müssen den Großteil an der gesamten Anzahl an Fahrten ausmachen, ansonsten ist die Führung eines Fahrtenbuch unnötig, denn das Fahrzeug wird nicht als Dienstfahrzeug anerkannt.

Eine Privatfahrt ist jegliche Art von Fahrt, die aus privaten Gründen aber mit dem Firmenwagen vorgenommen wird. Hierzu zählen beispielsweise die Fahrt zum Supermarkt oder zu Freunden und Verwandten. Privatfahrten müssen im Fahrtenbuch lediglich mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer angegeben werden, Adresse sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht notwendig.

Der Anteil an Privatfahrten kann mit Hilfe eines Fahrtenbuch genauestens ermittelt werden. Die Kosten hierfür trägt der Fahrer selbst, sie werden direkt über ihn persönlich abgerechnet. Durch die exakte Ermittlung des privaten Nutzungsanteils am Firmenwagen erhält er eine deutliche Steuerersparnis. Wenn die Anzahl der Privatfahrten nicht über ein Fahrtenbuch ermittelt wird, muss der Fahrer seinen Firmenwagen über die 1%-Methode berechnen. Dies ist eine pauschale Versteuerung der Privatfahrten.

Die Strecke zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte ist nicht eindeutig einer betrieblichen, aber auch keiner privaten Fahrt zuzurechnen. Sie wird gesondert behandelt und muss dementsprechend eingeordnet werden. Es reichen hierbei Angaben zu den Kilometerständen aus. Zusätzlich ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch, um welche Art von Fahrt es sich handelt, genügt. Für diese Fahrten gilt ein Abzugsverbot. Diese Regelung gilt allerdings nur für die regelmäßige Betriebsstätte. Weitere Fahrten zu anderen Betriebsstätten fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung, sondern zählen zu betrieblichen Fahrten.

Bei doppelter Haushaltsführung gibt es für Fahrzeuge die Möglichkeit eine Familienheimfahrt anzugeben. Wenn man mit einem Dienstwagen unterwegs ist, dürfen die Werbungskosten dafür allerdings nicht von der Steuer abgesetzt werden. Diese Familienheimfahrten gelten allerdings auch nicht als geldwerter Vorteil (§9 Abs. 1 Nr. 5 EStG)

Das handschriftliche Fahrtenbuch ist vorgedruckt und zeigt genau an, welche Angaben wichtig sind. Die unerlässlichen Informationen für die Anerkennung beim Finanzamt sind oben bereits aufgelistet. So muss das Fahrtenbuch eine lückenlose und fehlerfreie Aufzeichnung per Hand garantieren. Zudem ist die Leserlichkeit Pflicht - für jeden, nicht nur den Führer des Fahrtenbuch. Um diese Anforderungen zu gewährleisten, sollte das handschriftliche Fahrtenbuch immer in der Nähe des Fahrzeugs sein, nicht beschädigt und vor starken Umwelteinflüssen geschützt sein. Wenn es verloren geht oder den geforderten Bedingungen nicht entspricht, bleibt nur noch die Abrechnung über die 1%-Methode.

Das handschriftliche Fahrtenbuch ist vorgedruckt und zeigt genau an, welche Angaben wichtig sind. Die unerlässlichen Informationen für die Anerkennung beim Finanzamt sind oben bereits aufgelistet. So muss das Fahrtenbuch eine lückenlose und fehlerfreie Aufzeichnung per Hand garantieren. Zudem ist die Leserlichkeit Pflicht - für jeden, nicht nur den Führer des Fahrtenbuch. Um diese Anforderungen zu gewährleisten, sollte das handschriftliche Fahrtenbuch immer in der Nähe des Fahrzeugs sein, nicht beschädigt und vor starken Umwelteinflüssen geschützt sein. Wenn es verloren geht oder den geforderten Bedingungen nicht entspricht, bleibt nur noch die Abrechnung über die 1%-Methode.

Die beste und einfachste Möglichkeit ein Fahrtenbuch zeitnah und sicher zu führen, ist durch den Fahrer selbst. Dieser sollte direkt nach jeder Fahrt beziehungsweise spätestens 7 Tag danach die Einträge vornehmen. Je eher, desto besser, denn die wichtigen Informationen, die für Vollständigkeit und Fehlerfreiheit sorgen, gehen ansonsten verloren.

Der Fahrzeugführer sollte zudem immer wissen, wo sich das Fahrtenbuch befindet und es pfleglich und mit Sorgfalt behandeln. Nur, wenn es am Ende vollständig, lückenlos und fehlerfrei ist, kann es der Behörde zur Anerkennung vorgelegt werden.

Das elektronische Fahrtenbuch übernimmt bei der Führung einen Großteil der Arbeit. Es schreibt in Echtzeit Standorte und Strecken mit und unterstützt den Fahrzeugführer damit enorm. Seine Arbeit beschränkt sich auf die Kontrolle der Angaben und eventuelle Ergänzungen zur Fahrt. Zudem ist er derjenige, der in der Woche nach der Fahrt im Online Portal oder per App angeben muss, ob sie privat oder dienstlich unternommen wurde. Diese Unterscheidung ist bei der Führung des Fahrtenbuch von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigt am Ende den genauen Anteil an Privatfahrten an.

Der Fahrer sollte das Fahrtenbuch regelmäßig kontrollieren, wenn er der alleinige Nutzer des Fahrzeugs ist. Dadurch befindet er sich auf der sicheren Seite und die mögliche Fehlerquote bleibt gering. Aus diesem Grund sollte der Fahrer auch direkt nach jeder Fahrt alle wichtigen Daten in das Fahrtenbuch eintragen. Bei der elektronischen Varianten sollten die Angaben im eigenen Fahrtenbuch am besten auch selber vorgenommen werden. Die prüfende Kontrolle kann auch mit einer gedruckten Version durchgeführt werden. Diese können für private Zwecke jederzeit angefertigt werden.

Wenn ein Fahrzeug durch mehrere Fahrer genutzt wird und es nicht von einem Fahrer allein geführt wird, kann der Fuhrparkmanager die Kontrolle des Fahrtenbuch übernehmen. Diese sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, da gerade bei unterschiedlichen Fahrern schnell Probleme oder Unstimmigkeiten auftreten können. Falls nötig, kann der Fuhrparkmanager auch die Führung vom Fahrtenbuch zumindest teilweise übernehmen.

Durch die Kontrolle hat der Fuhrparkleiter in jedem Fall eine gute Übersicht aller Fahrten und den genauen Einsatz seiner Fahrzeuge. Zudem kann er so besser planen und eine Ressourcen sparende Koordination seines Fuhrparks gewährleisten.

Das Finanzamt kontrolliert und prüft das Fahrtenbuch im Zuge der Steuerprüfungen. Hierbei sind folgende Punkte von Bedeutung:

• Transparenz
• Plausibilität
• Nachvollziehbarkeit
• Nicht geschönt
• Nachweis der unverzüglichen Bearbeitung
• Querprüfung mit Hilfe von Werkstattrechnungen und Tankbelegen
• Stichproben (Terminprüfung) bei besuchten Firmen, Unternehmen, etc.

Die Kontrolle wird beim Finanzamt durchgeführt, um die Anerkennung des Fahrtenbuch für die Abrechnung mit der Steuer zu prüfen. Eventuelle Unstimmigkeiten, Fehler, Lücken oder Nachträge können das Fahrtenbuch im Ganzen ungültig machen. In dem Fall wird es vom Finanzamt nicht anerkannt, dem Fahrer bleibt nur die Möglichkeit über die 1%-Methode abzurechnen.

Der Privatschalter beim elektronischen Fahrtenbuch ermöglicht eine korrekte Trennung zwischen Dienstfahrten und Privatfahrten auf den Meter genau. Dies geschieht ohne Aufzeichnung der Adressdaten. Er kann direkt während der Fahrt per Hand umgestellt werden. So kann der Fahrer schnell und einfach zwischen Dienst- und Privatfahrt wechseln. Der Privatschalter erspart einem die nachträglichen Änderungen im Portal, da hier bereits nur die für eine Privatfahrt wichtigen Informationen weitergegeben und gespeichert werden. Alles andere wird gar nicht erst aufgezeichnet. Dadurch ist eine exakte Einteilung möglich.

Während der Steuerprüfung kontrolliert das Finanzamt die Konformität des Fahrtenbuch. Anhand der Führung und Inhalte wird die Anerkennung geprüft. Wenn es vollständig, korrekt geführt, fehlerfrei und nachvollziehbar ist, kann es für die Berechnung des Privatanteils bei der Nutzung des Firmenfahrzeugs dienen. Ist dies nicht der Fall, wird es abgelehnt. Anschließend besteht keine Möglichkeit das Fahrtenbuch noch zu verbessern oder nachträglich zu schreiben. Die Abrechnung muss in diesem Fall über die 1%-Methode erfolgen.

Ein ordentliches Fahrtenbuch muss hohe Anforderungen erfüllen. Es muss mindestens folgende Daten enthalten, um als Finanzamt konform zu gelten:

• Tag der Fahrt (Datum)
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Reiseziel
• Zweck
• Geschäftspartner bzw. Kunde

All diese Angaben müssen innerhalb von 7 Tagen gemacht worden sein. Wichtig dabei sind Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Außerdem muss es vollständig sein, ein Auszug über einen repräsentativen Zeitraum genügt nicht. Dieser kann höchstens probeweise beim Finanzamt eingereicht werden, um abzuklären, ob das Fahrzeug überhaupt als Dienstwagen gilt. Wenn die dienstliche Nutzung unter 10% liegt, ist es kein Dienstfahrzeug.

Die 7-Tage-Regel bezieht sich auf die Bearbeitungen der Fahrten im elektronischen Fahrtenbuch. Das Bundesministerium für Finanzen hat folgende Vorgaben festgelegt: Nach der Aufzeichnung über GPS sind die Fahrten eine Woche lang freigegeben. Das bedeutet in diesem Zeitraum können Ergänzungen bzw. zulässige Änderungen vorgenommen werden. Dazu gehört die Zuordnung einer Fahrt zu einer bestimmten Kategorie. Geschieht dies nicht, wird sie immer in eine Privatfahrt umgewandelt und die entsprechenden Kosten werden dem Fahrer angerechnet. Falls es sich tatsächlich um eine privat gefahrene Strecke handelt, kann sie im Portal kurzerhand als solche deklariert werden. In diesem Fall werden alle zusätzlichen Informationen gelöscht und nur das Datum, die Kilometerangaben und die Streckenlänge bleiben erhalten.

Zusätzlich sind auch die gesetzlich vorgeschriebenen Details des besuchten Kunden bzw. Unternehmens und der Fahrtanlass innerhalb einer Woche zu ergänzen.

Im Zuge der Einkommensteuererklärung kann das Fahrtenbuch mit eingereicht werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Ihre tatsächlichen Aufwendungen für Reise-  oder Fahrtkosten geltend machen möchten. In diesen oder ähnlichen Fällen können Sie den Export aus dem Bornemann Logbook an Ihren Steuerberater weiterleiten. Dieser kann Sie über die steuerlichen Vorteile genau beraten.

Das Bornemann Logbook dokumentiert alle Fahrten des Fahrtenbuch lückenlos und stellt für den Steuerberater einen entsprechenden verschlüsselten Export zur Verfügung. Ihr Steuerberater kann mit Hilfe dieser Daten Ihren Jahresabschluss ergänzen und die steuerlichen Vorteile geltend machen.

Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Fahrtenbücher beträgt mindestens 10 Jahre. Dieser Zeitraum gilt für alle Varianten, ob ein handschriftlich oder ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch.

Für das elektronische Fahrtenbuch gelten die gleichen Anforderungen, Bedingungen und Fristen wie für das handschriftliche. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt auch hier mindestens 10 Jahre. Im Online Portal werden die Aufzeichnungen auch zehn Jahre gespeichert. Anschließend werden sie nicht gelöscht, sondern dem Kunden zur Verfügung gestellt. Wenn er die Daten bereits vorher erhalten möchte, können sie ihm auf Anfrage ausgehändigt werden.