Wir von Bornemann denken, die gefahrenen Wege sollten nachvollziehbar sein. Das elektronische Fahrtenbuch von Bornemann übernimmt diese Aufgabe automatisch für dich.

Vorteile durch ein elektronisches Fahrtenbuch

Elektronisches Fahrtenbuch – automatisch gesichert

Bornemann erledigt für deine Fahrer eine komplette und lückenlose Eintragung aller Fahrten. Das elektronische Fahrtenbuch bietet dir darüber hinaus die Möglichkeit online von überall aus live auf die Informationen des Fahrtenbuchs zuzugreifen. Dies ist nicht nur praktisch für deine Abrechnung, sondern reduziert deinen täglichen Aufwand auf ein Minimum. So bist du stets auf dem Laufenden auch ohne Papier und Kugelschreiber.

Informationen direkt von der Straße

Klar verständliche Fahrberichte werden automatisch für jedes Fahrzeug erstellt. Aus diesen wird leicht ersichtlich, welche Fahr- und Standzeiten das Fahrzeug hatte und an welchen Orten es war. Bornemann macht deinen Fuhrpark transparent und zeigt dir genau, in welchem Bereich die Kosten und liegen und welches Einsparpotenzial sich daraus ergibt. Ob per PKW oder LKW: Mit Bornemann hast du die passende Software, die genau auf deine Bedürfnisse anpassbar ist. Ganz gleich wie viele Fahrzeuge sich auf der Straße befinden, du hast jederzeit die Einsicht in das aktuelle Tagesgeschäft.

Analoge Fahrtenschreiber sind Geschichte

Die Technik entwickelt sich stets weiter und warum sollte man auf komplizierte Systeme setzen, die nicht dem heutige Standard entsprechen? Nutze die Möglichkeiten, die dir das moderne Flottenmanagement bietet und setze auf das elektronische Fahrtenbuch. Auf Wunsch können sogar Auslandsfahrten automatisiert eingetragen werden. Wir richten uns bei der einmaligen Einrichtung ganz nach deinen Bedürfnissen. Jedes Fahrzeug erhält eine eigene Ortungsbox inklusive GPS und schon kann es los gehen!

Fahrtenbuch Rechner

Berechne ganz bequem und unverbindlich deine persönliche Ersparnis eines elektronischen Fahrtenbuchs gegenüber der 1%-Methode pro Fahrzeug im Jahr!

Im Allgemeinen eignet sich ein Fahrtenbuch für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen, wenn ein Firmenwagen überwiegend betrieblich genutzt wird. Allein aus dem Grund den Überblick seiner Kosten zu behalten, lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuchs. Weiter geht es um die Anerkennung des Dienstwagens beim Finanzamt. Das Fahrtenbuch dient dem Unternehmer bezüglich einer besseren Kostenabwicklung und zur steuerlichen Absetzung der tatsächlichen Nutzung des Dienstwagens. Besonders empfohlen wird es in dem Fall, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich nutzt und dabei aber nur seinen exakten Privatnutzungsanteil versteuern möchte.

Die Alternative zum Fahrtenbuch ist die pauschale 1%-Methode, die Unternehmen anwenden, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird und das Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, der auch privat genutzt wird. Diese Methode bietet allerdings keinen steuerlichen Vorteil. Lediglich, wenn der Bruttolistenpreis des Dienstfahrzeugs sehr niedrig ist und eine sehr hohe Privatnutzung vorliegt, kann sich die 1%-Methode unter bestimmten Umständen lohnen. Von Seiten der Steuerbehörde werden allerdings häufig Zweifel laut, wenn Dienstwagen Arbeitgebern ohne Fahrtenbücher überlassen werden. Es finden genaueste Prüfungen statt und häufig wird gegen das Unternehmen oder den Selbstständigen entschieden, weil Privatfahrten pauschal vorausgesetzt werden und deren Anteil geschätzt wird. Eine Nachversteuerung durch die 1%-Pauschale ist kaum abzuwenden, weil es keinen lückenlosen und begründeten Nachweis der Fahrten gibt.

• Firmenfahrzeug mit Privatnutzung: Bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen ist ein Fahrtenbuch immer empfehlenswert. Zum einen gibt es große Unterschiede bei dem Anteil der privaten Nutzung. Außerdem kann es mehrere Fahrer geben, die sich einen Firmenwagen teilen und daher ist es von Vorteil eine genaue Dokumentation und somit den Überblick der Zeiten und Kosten zu haben. Ein Fahrtenbuch bringt Transparenz und eine nachvollziehbare Historie über alle Fahrten.
• Steuerliche Vorteile gegenüber der pauschalen Versteuerung: Ein Fahrtenbuch bietet gegenüber der pauschalen 1%-Methode einen großen finanziellen Nutzen. Durch die Angaben im Fahrtenbuch kann genauestens ermittelt werden, wie hoch der private Anteil an der gesamten Nutzung ist. Auf diese Weise muss der Fahrer nur die Kosten bezahlen, die durch seine privaten Fahrten entstanden sind, und sichert sich dadurch Steuerersparnisse.
• Alternativ Schätzungen der Privatfahrten durch das Finanzamt: Wenn der Dienstwagen häufig ohne lückenlosen Nachweis der Fahrten Mitarbeitern überlassen wird, kann das Finanzamt den Anteil der Privatfahrten schätzen. Die anteiligen Kosten werden nicht anerkannt, denn das Finanzamt entscheidet in solchen Fällen normalerweise zu Ungunsten des Fahrers. Folge dessen ist die sogenannte 1%-Methode, bei der der Mitarbeiter monatlich 1% des Bruttolistenpreises vom Fahrzeug als Privatanteil nachversteuern muss.

Unter gewissen Umständen kann der Fall eintreten, dass man zur Führung eines Fahrtenbuches gezwungen wird. Dies kann verschiedene Ursachen haben, beispielsweise schwerwiegende Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung. In dem Fall wird die Auferlegung des Fahrtenbuches durch die Behörden bestimmt. Aber auch der Arbeitgeber kann für die Nutzung von Dienstwagen die Führung von Fahrtenbüchern bestimmen. Zum Teil wird diese sogar elektronisch oder auch ohne das Wissen der Angestellten vom Unternehmen selbst durchgeführt.

Die Nutzung von Firmenfahrzeugen kostet Geld und speziell private Fahrten müssen gesondert abgerechnet werden. Der eigene private Nutzungsanteil an dem Firmenfahrzeug kann über zwei unterschiedliche Methoden errechnet werden: die 1%-Regelung und die Führung eines Fahrtenbuches. Jedoch bietet in fast allen Fällen nur die Berechnungsmethode mit Hilfe eines Fahrtenbuch den gewünschten Steuervorteil. Die pauschale Versteuerung erspart lediglich den Aufwand der Nachweispflicht einzelner Fahrten und eignet sich nur in seltenen Ausnahmefällen.

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten ein Fahrtenbuch zu führen: handschriftlich oder elektronisch. Dabei überzeugt allerdings das elektronische Fahrtenbuch durch einige immense Vorteile gegenüber dem handschriftlichen.

Beide eignen sich, um einen Überblick der gesamten laufenden Kosten und der Nutzungsaufteilung zu erhalten. Allerdings ist der Aufwand bei einem elektronischen Fahrtenbuch wesentlich geringer, denn es arbeitet vollkommen selbstständig, vergisst nichts und ihm können keine Fehler unterlaufen. Speziell bei großen Fuhrparks ist die Führung von Fahrtenbüchern mühsam und aufwendig, doch mit der elektronischen Variante läuft alles über ein Online Portal und der persönliche Arbeitsaufwand wird auf ein Minimum reduziert.

Durch die private Nutzung eines Firmenwagens fallen verschiedene Fahrten an, die alle unterschiedlich angegeben werden müssen. Die Finanzbehörde stellt die größten Anforderungen an die betrieblichen Fahrten, die wenigsten an die Privatfahrten. Eine Unterscheidung in “dienstlich” und “privat” ist dabei jedoch nicht immer ausreichend. So gibt es einige weitere Arten, die bei der Führung eines Fahrtenbuch auch berücksichtigt werden müssen.

Zu dem elektronischen Fahrtenbuch gehören mehrere Komponenten. An erster Stelle gibt es die im Fahrzeug verbaute Ortungsbox, in der sich ein GPS Sender befindet. Hierüber werden dauerhaft Signale über den Standort oder die gefahrenen Kilometer gesendet. Empfangen und gespeichert werden die gesammelten Daten in einem Server. Über ein dazugehöriges Online Portal können sie eingesehen und bearbeitet werden. Hier wurden bereits alle Informationen automatisch in das System eingefügt und müssen nur noch durch die spezifischen Angaben ergänzt werden.

Stift und Zettel sind beim elektronischen Fahrtenbuch nicht mehr nötig. Für die wenigen Ergänzungen, die im Portal durchgeführt werden müssen, benötigt man nur wenige Mausklicks. Wenn man das Fahrtenbuch für den Eigenbedarf oder das Finanzamt benötigt, kann man es sich kurzerhand selbstständig ausdrucken.

Damit ein Fahrtenbuch gültig ist und anerkannt wird, muss es bestimmte Informationen liefern. Die Unterscheidung zwischen betrieblichen und privaten Fahrten muss eindeutig möglich sein. Hierfür sind einige Angaben unerlässlich. Zu diesen Mindestangaben zählen bei Fahrten:

An das Fahrtenbuch sind bestimmte Anforderungen gestellt, damit sich aus ihm bestimmte Erkenntnisse hinsichtlich der Nutzung des Fahrzeugs gewinnen lassen. Aus diesem Grund gibt es gewisse Mindestangaben, die jedes Fahrtenbuch enthalten muss. Hierzu zählen Datum, Beginn, Ende Grund und Art der Fahrt sowie die zurückgelegten Kilometer.

Zusätzliche Informationen können nützlich sein oder gefordert werden. Dies ist von der Nutzung des Fahrtenbuch abhängig. Im Allgemeinen muss es immer zeitnah geführt werden und vollständig sein. Das heißt es darf kein Fehler enthalten oder Lücken aufweisen. Zudem dürfen keine Seiten fehlen sowie nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden. Dies garantiert Fälschungssicherheit und Manipulationsschutz. Ein Fahrtenbuch mit Excel zu erstellen ist daher unzulässig.

Ein Fahrtenbuch kann elektronisch oder handschriftlich geführt werden. Je nachdem, welche Methode angewandt wird und wozu die Führung dient, gibt es verschiedenen Möglichkeiten. Zum einen kann es per Hand durch den Fahrer, den Halter oder den Fuhrparkleiter geschrieben werden. Allerdings muss die Führung immer zeitnah nach der Fahrt durchgeführt werden. Das heißt in den meisten Fällen eignet sich der jeweilige Fahrer am besten. Zum anderen gibt es die elektronische Variante. Hier schreibt sich das Fahrtenbuch nahezu selbstständig mit Hilfe von GPS. Es müssen lediglich einige Ergänzungen bei den aufgezeichneten Daten vorgenommen werden, welche die im Fahrzeug eingebaute Box nicht mit GPS übermitteln kann. Dies kann im Online Portal durch den Fahrer, Halter oder Leiter vorgenommen werden.

Die Kontrolle eines Fahrtenbuchs kann durch verschiedenen Personen durchgeführt werden. Entscheidend ist dabei die Ursache: Soll es nur eine Zwischenprüfung sein oder liegt es dem Finanzamt zur Kontrolle vor? Das handschriftliche Fahrtenbuch kann jederzeit einfach eingereicht werde. Beim elektronischen Fahrtenbuch muss ein Auszug für persönliche Zwecke oder die Behörden angefertigt und ausgedruckt werden. Dies ist jedoch ohne Umstände schnell und einfach möglich.

• Betreffender Fahrer
• Fuhrparkmanager
• Finanzamt

Privatfahrten sind Fahrten aller Art, die vor, während oder nach der Arbeitszeit mit dem Firmenwagen getätigt werden. Hierzu gehören etwa Einkaufen fahren oder Freunde/Verwandte besuchen. Die Fahrten haben einen persönlichen Hintergrund und müssen vom Fahrer daher selbst versteuert werden. Hierzu dient die Führung eines Fahrtenbuch, mit dem auf den Kilometer genau der Anteil von Privatfahrten an der Gesamtnutzung des Dienstfahrzeugs berechnet werden kann. Diesen Anteil muss der Fahrer anschließend selbst versteuern und die anfallenden Kosten dafür tragen.

Im handschriftlichen Fahrtenbuch müssen die Fahrten als “dienstlich” oder “privat” klassifiziert und eingetragen werden. Bei den Privatfahrten sind allerdings weniger Angaben notwendig als bei den Dienstfahrten. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch ist eine nachträgliche Klassifizierung nicht notwendig. Die Ortungsbox kann hier direkt während der Fahrt mit einem Schalter auf “privat” umgestellt werden. In diesem Fall speichert sie lediglich das Datum und die Kilometerangaben inklusive der Streckenlänge, jedoch keine weiteren Informationen.

Zu den Privatfahrten gehören immer folgende Strecken, die mit einem Dienstfahrzeug unternommen werden:

Privat ⇒ Privat

Privat ⇒ Kunde

Kunde ⇒ Privat

Einen besonderen Fall nehmen Fahrten zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte und Familienheimfahrten ein. Dies sind weder Dienst- noch Privatfahrten, sie werden gesondert behandelt.

Das elektronische Fahrtenbuch von Bornemann, Bornemann Logbook, bietet alle wichtigen Features, die für die Führung eines Fahrtenbuch notwendig sind. Es ermöglicht eine unkomplizierte Führung des Fahrtenbuch mit wenig Aufwand für beliebig viele Firmenfahrzeuge.

Die Einrichtung des Bornemann Logbook wird durch unsere Servicemitarbeiter durchgeführt, du musst somit nur die anschließende Pflege durchführen. Diese ist schnell und einfach. Die Ortungsboxen werden in kurzer Zeit in den Fahrzeugen verbaut und bieten durch die GPS Ortung neben dem Fahrtenbuch noch weitere Funktionen. Verwaltet werden die Fahrtenbücher über das Online Portal. Hier werden die Fahrtenbücher aller Fahrzeuge digital geführt. Alle zurückgelegten Strecken können jederzeit eingesehen und bearbeitet werden. Im Portal werden zudem alle Fahrzeuge sowie Fahrer angemeldet und registriert.

Das Fahrtenbuch muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um den gängigen Gesetzen zu entsprechen. Die wichtigsten Gerichtsurteile sind hier beschrieben:

§8 II S.2-4 EStG: Fahrten können steuerlich abgesetzt werden soweit ein Nachweis in Form eines Fahrtenbuches gestellt wird. Dabei müssen private Fahrten von beruflich veranlassten Fahrten und den übrigen Fahrten strikt getrennt werden.

§6 I Nr.4 EStG: Enthält die Bewertung des Dienstfahrzeugs, das für die eigene private Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Es beschreibt die 1%-Methode, mit der der Wert des Fahrzeugs monatlich angesetzt wird und der von dem jeweiligen Nutzer gezahlt werden muss. Das Firmenfahrzeug muss, soweit es privat genutzt werden darf, in Höhe von 1% des Bruttolistenpreises angesetzt werden. Dies geschieht immer zu Lasten des Nutzers.

§9 I Nr.4 EStG: Es besteht die Möglichkeit, die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte als Werbungskosten abzusetzen. Hieraus kann ein Steuervorteil gewonnen werden. Werbungskosten sind jegliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung des eigenen Berufs stehen. Hierzu zählen unter anderem, wie bereits erwähnt, die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte. Auf die Werbungskosten bezogen steht man vor dem Finanzamt in der Nachweispflicht. Das bedeutet, dass etwaige Fahrtkosten nachgewiesen werden müssen. Hierbei muss beispielsweise immer der kürzeste Weg zur Arbeit genommen und angesetzt werden plus die dazugehörigen Kilometer notiert. Nur dadurch können am Ende entsprechende Nachweise eingereicht werden. Mit einem Fahrtenbuch ist dieser Vorgang gut festzuhalten. Mit der elektronischen Lösung entfällt zudem die entsprechende Last eines Nachweises über die gefahrene Strecken, da es die Aufgaben übernimmt.

Neue Gesetze oder Gesetzesänderungen können direkt beim Bundesfinanzhof eingesehen werden.

Mit der Einkommensteuererklärung kann das Fahrtenbuch nachträglich geltend gemacht werden. Es liefert eine Übersicht des privaten Nutzungsanteils am Firmenwagen und ermöglicht dem Fahrer somit eine deutliche Steuerersparnis.

• Steuererklärung mit den Angaben aus dem elektronischen Fahrtenbuch ergänzen
• Bilanz mit den Angaben aus dem elektronischen Fahrtenbuch ergänzen

Das Fahrtenbuch dient dazu, den genauen Anteil an der privaten Nutzung von einem (Dienst-)Fahrzeug zu bestimmen. Hierfür sind bestimmte Angaben unbedingt notwendig.

Wenn Fehler im Fahrtenbuch auftreten und es daher nicht anerkannt werden kann, haftet in jedem Fall immer der Halter bzw. das Unternehmen. Er muss für die dadurch entstandenen Kosten aufkommen oder einen Verantwortlichen dafür bestimmten. Diese Regelung gilt für alle Fahrtenbuchvarianten. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftreten, jedoch äußerst gering. Bei der handschriftlichen Führung kann dieses Szenario wesentlich häufiger eintreten.

Ein Fahrtenbuch gehört zweifellos zu den Dingen, die steuerlich relevant sind, denn sie weisen einen zu versteuernden Privatanteil nach. Aus diesem Grund stellt ein Fahrtenbuch einen Eigenbeleg dar. Für diesen gilt in jedem Fall eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (BFH v. 16.11.2005, Az.: VI R 64/04 und § 147 (1) Nr. 4 und (3) AO).

Für das elektronische Fahrtenbuch bieten wir dir einige weitere Produkte an, die dein Fuhrparkmanagement weiter ergänzen können. Unsere verschiedenen technischen Möglichkeiten kannst du auf unterschiedlichen Wegen unterstützen. Neben zusätzlich wählbaren Optionen, die auch über GPS funktionieren. Besonders wichtig erscheint für deinen Fuhrpark hier die Fahrzeugortung mit zahlreichen Features. Außerdem können wir deinem Fuhrpark durch RFID weitere nützliche Hilfen liefern. Hierzu zählt beispielsweise die elektronische Führerscheinkontrolle oder die Fahrzeuginhaltsprüfung.

Du interessierst dich für das elektronische Fahrtenbuch? Wir bieten dir eine kostenlose Beratung an. Gemeinsam prüfen wir, inwiefern sich für dich eine Führung lohnt: wie viele Fahrzeuge möchtest du ausstatten, was kann dir unser Portal bieten und welche anderweitigen Bedürfnisse hat dein Unternehmen in Bezug auf das Fuhrparkmanagement noch?

Du kannst unser elektronisches Fahrtenbuch auch eine Zeit lang kostenlos testen. Melde dich hierzu per Mail an kontakt@bornemann.net, Kontaktformular oder nimm direkt über das Telefon unter 0800 33 45 333 Kontakt mit uns auf.