Elektronisches Fahrtenbuch

Profipaket – Made in Germany
Arrow

Um wie viele Fahrzeuge geht es?

Fahrzeugauswahl*

Welche Funktionen interessieren dich?

Funktionen*

Unverbindliches Angebot

Um dein kostenloses Angebot + Demo-Zugang zu erhalten, gib uns bitte deine Kontaktdaten:

Elektronisches Fahrtenbuch - Finanzamt konform

Wir von Bornemann denken, die gefahrenen Wege sollten nachvollziehbar sein. Das elektronische Fahrtenbuch von Bornemann übernimmt diese Aufgabe automatisch für dich.

Vorteile durch ein elektronisches Fahrtenbuch

Elektronisches Fahrtenbuch – automatisch gesichert

Bornemann erledigt für deine Fahrer eine komplette und lückenlose Eintragung aller Fahrten. Das elektronische Fahrtenbuch bietet dir darüber hinaus die Möglichkeit online von überall aus live auf die Informationen des Fahrtenbuchs zuzugreifen. Dies ist nicht nur praktisch für deine Abrechnung, sondern reduziert deinen täglichen Aufwand auf ein Minimum. So bist du stets auf dem Laufenden auch ohne Papier und Kugelschreiber.

Informationen direkt von der Straße

Klar verständliche Fahrberichte werden automatisch für jedes Fahrzeug erstellt. Aus diesen wird leicht ersichtlich, welche Fahr- und Standzeiten das Fahrzeug hatte und an welchen Orten es war. Bornemann macht deinen Fuhrpark transparent und zeigt dir genau, in welchem Bereich die Kosten und liegen und welches Einsparpotenzial sich daraus ergibt. Ob per PKW oder LKW: Mit Bornemann hast du die passende Software, die genau auf deine Bedürfnisse anpassbar ist. Ganz gleich wie viele Fahrzeuge sich auf der Straße befinden, du hast jederzeit die Einsicht in das aktuelle Tagesgeschäft.

Analoge Fahrtenschreiber sind Geschichte

Die Technik entwickelt sich stets weiter und warum sollte man auf komplizierte Systeme setzen, die nicht dem heutige Standard entsprechen? Nutze die Möglichkeiten, die dir das moderne Flottenmanagement bietet und setze auf das elektronische Fahrtenbuch. Auf Wunsch können sogar Auslandsfahrten automatisiert eingetragen werden. Wir richten uns bei der einmaligen Einrichtung ganz nach deinen Bedürfnissen. Jedes Fahrzeug erhält eine eigene Ortungsbox inklusive GPS und schon kann es los gehen!

Fahrtenbuch Rechner

Berechne ganz bequem und unverbindlich deine persönliche Ersparnis eines elektronischen Fahrtenbuchs gegenüber der 1%-Methode pro Fahrzeug im Jahr!

27 Jahre Erfahrung

23.722 zufriedene Kunden

Frag uns einfach. Wir helfen dir gern weiter!

Beratung anfordern

Einfach persönlich

Einfach persönlich

Gemeinsam finden wir die besten Lösungen und garantieren eine schnelle und unbürokratische Abwicklung.

Software Made in Germany

Software Made in Germany

Wir schaffen innovative Produkte mit einfacher Bedienung auf höchstem Qualitätsniveau.

Deutscher Server

Deutscher Server

Der Schutz deiner sensiblen Daten wird durch einen externen Datenschutzbeauftragten garantiert.

Sicherheitsexperten

Sicherheitsexperten

Unsere Produkte unterliegen dem hiesiegen Datenschutz, daher empfehlen Sicherheitsexperten Bornemann.

Das elektronische Fahrtenbuch von Bornemann:

Automatische Führung

Unser elektronisches Fahrtenbuch arbeitet fast vollkommen selbstständig. Sobald die Zündung eingeschaltet wird, schreibt es alle Fahrten mit. Im Anschluss müssen vom jeweiligen Fahrer nur noch wenige Ergänzungen über das Bornemann Logbook vorgenommen werden.

Zahlreiche Informationen

Alle wichtigen Informationen, die in jedes Fahrtenbuch gehören, werden automatisch mitgeschrieben. Dazu zählen das Datum, die Uhrzeit, die Start- und Zieladresse sowie die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Weitere Angaben muss der Fahrer im Nachhinein per Hand in das Online Portal eintragen.

Einfache Bearbeitung

Die Bearbeitung der Fahrten ist schnell und einfach durchzuführen. Nach dem Login sind alle Funktionen nutzbar. Hier können im elektronischen Fahrtenbuch zum einen Stammdaten angelegt oder Ergänzungen vorgenommen werden. Zudem muss der zuständige Fahrer seine Fahrten für die korrekte Abrechnung einer bestimmten Art zuordnen.

Schriftlicher Ausdruck

Um sich einen Überblick der gesamten Kosten zu machen, alle Einsätze nachvollziehen zu können oder einen Nachweis beim Finanzamt vorzulegen: Zu jedem Zeitpunkt ist es möglich sich das Fahrtenbuch für private Zwecke oder auch zur Einreichung bei den Behörden selbstständig auszudrucken. Dieses Dokument lässt sich als PDF Datei auch speichern.

Fakten auf einen Blick:

  • Software "Made in Germany"
  • Online Portal mit hoher Datensicherheit
  • Dokumentation aller gefahrenen Strecken
  • Stammdaten für Fahrer und Fahrzeuge
  • Bearbeitung mit wenigen Schritten
  • Fahrtenbuch einfach druckbar

Falls du dich für die Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs interessierst, kannst du gern Kontakt zu uns aufnehmen. Wir finden gemeinsam die passende Lösung für deinen Fuhrpark, sodass du mehr Zeit für die wichtigen Dinge hast. Melde dich einfach bei uns!

Branchenbeispiele

  • Baugewerbe
  • Transport & Logistik
  • Service & Handwerk
  • Große Fahrzeugflotten

Baugewerbe

Baugewerbe

Es ist der Alptraum eines jeden Bauverantwortlichen: Auf der Baustelle wird eingebrochen und die Diebe fahren die Maschinen noch nachts über die Grenze – weit weg vom Tatort und außerhalb der eigenen Reichweite. Doch dank der InFleet Baumaschinenortung sitzt du am längeren Hebel.

Wir zeigen dir gern, wie auch du Zeit und Geld sparen kannst. Nutze unser Beratungsformular.

Harzer Betonwarenwerke

Rating - Harzer Betonwarenwerke

Logistikunterstützung die Spaß macht

Ein wirklich gutes System, das über die Jahre mit den Anforderungen seiner Kunden gewachsen ist und bestimmt auch weiter wachsen wird.

Phoenix Baudienstleistungen

Rating - Phoenix Baudienstleistungen

Sehr zu empfehlen!

Professioneller und kompetenter Service. Die GPS Geräte arbeiten zuverlässig und auch die Online-Plattform lässt keine Wünsche offen. Wir haben mittlerweile über 15 der FM11 GPS Geräte im Einsatz und sind rundum zufrieden. Im Vergleich zur Konkurrenz hat die Bornemann AG einfach die Nase vorn und überzeugt mit ihrer Leistung.

Metternich Haustechnik GmbH

Rating - Metternich Haustechnik GmbH

Bewertung der GPS Fahrzeugortung

Seit Anfang November 2012 haben wir in unseren 13 Service- und Baustellenfahrzeugen das GPS Fahrzeugortungssystem eingebaut und sind mit der Funktion absolut zufrieden. Aufgrund der jederzeit aktuellen Fahrzeugortung und Standortbestimmung ergeben sich für uns und für unsere Kunden wesentlich effizientere Einsatzmöglichkeiten und die ohnehin schon hohen Betriebskosten der Fahrzeuge können dadurch optimiert werden.

Außermeier Baustoffhandel

Rating - Außermeier Baustoffhandel

Stunden- und Auftragsabrechnung

Ich nutze InFLEET hauptsächlich zur Erfassung meiner Arbeitszeiten und kann hier sehr genau aufzeichnen. Geht auch sehr einfach über Excel. So kann ich für die Kunden auch nachvollziehbar meine Arbeitszeiten Minuten genau verrechnen und ich verliere auch keine Zeiten mit dem täglichen Schätzen (was habe ich heute alles wie lange gemacht). Die Kosten für das System kommen jeden Monat wieder rein. Ich würde nicht mehr darauf verzichten wollen.

Transport & Logistik

Service & Handwerk

Große Fahrzeugflotten

Handy

Immer greifbar,

wann und wo du möchtest.

Phoenix Baudienstleistungen

Rating - Phoenix Baudienstleistungen

Sehr zu empfehlen!

Professioneller und kompetenter Service. Die GPS Geräte arbeiten zuverlässig und auch die Online-Plattform lässt keine Wünsche offen. Wir haben mittlerweile über 15 der FM11 GPS Geräte im Einsatz und sind rundum zufrieden. Im Vergleich zur Konkurrenz hat die Bornemann AG einfach die Nase vorn und überzeugt mit ihrer Leistung.

ets-meiningen

Rating - ets-meiningen

Vorzüglich

Sehr guter Kundenservice. Es wird sich schnell um die Probleme der Kunden gekümmert. Kompetente Mitarbeiter und Kundenservice am Telefon. Geräte arbeiten sehr exakt und zuverlässig. Sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Kurz gesagt : "Alles Perfekt". Nur zu empfehlen !!

Pflegedienst

Rating - Pflegedienst

Kosten sparen

Wir als ambulanter Pflegedienst sind von dem Einsatz der Ortungsgeräte voll überzeugt. Seit einigen Monaten werden sie eingesetzt und keinen Monat bereut. > wir sparen Kosten > Nachweis für den Kunden (bei Bedarf) > aktuelle Ortung, Schutz vor Diebstahl 

Doit-Mobil Reisemobilvermietung

Rating - Doit-Mobil Reisemobilvermietung

Perfekter Service

Top Produktangebot, Gutes Preis-/Leistungsverhältnis und perfekter Kundenservice. Vielen Dank, wir fühlen uns gut betreut!

Telecontact Handel + Service GmbH

Rating - Telecontact Handel + Service GmbH

iDobber - mehr als ein persönlicher Schutzengel

Wir arbeiten seit einigen Jahren mit der Bornemann AG zusammen und sind mit deren Geräten äußerst zufrieden. Besonders zu belobigen ist der Kundenservice, welcher sehr pro-aktiv arbeitet und eine sofortige Lösung eines auftretenden Problems anstrebt - ganz in unserem Sinne! 

OCS Office-Clean-Service GmbH

Rating - OCS Office-Clean-Service GmbH

Sehr Zufrieden

Wir sind wirklich sehr zufrieden mit der Fleetbox. Der Einbau wurde von einer örtlichen Wekstatt übernommen und verlief problemlos und unkompliziert. Die Anwendung ist leicht verständlich. Bis jetzt ist die Fleetbox noch nie ausgefallen und war immer sehr zuverlässig. Der Kundenservice der Bornemann AG ist freundlich und zuvorkommend. Wir vergeben daher 5 von 5 Sternen. 

Fa. haugaS

Rating - Fa. haugaS

Tolle Sache

Unser kompletter Fuhrpark mit 7 Fahrzeugen wurde damit ausgestattet. Die Verbrauchskostensenkung, welche sich nach dem Einbau der Geräte abzeichnete, deckt die Kosten um ein Mehrfaches. Nie wieder ohne. 

Auto Walther e.K.

Rating - Auto Walther e.K.

und läuft... und läuft .. läuft

Wir nutzen das Ortungssystem von Bornemann für unseren Furhpark bereits mehrere Jahre. Auffallend ist die fast 100%-ige Systemverfügbarkeit. Das System ist bedenkenlos weiter zu empfehlen.  

TWT GmbH Augsburg

Rating - TWT GmbH Augsburg

Sehr gute Betreuung

Problemlose Abwicklung. Funktioniert alles bestens und bei Unklarheiten gibt es schnellste Hilfe. Wir finden es sehr angenehm, dass auch mal nachgefragt wird, ob alles funktioniert. Wir können die Fa. Bornemann als Geschäftspartner nur weiter empfehlen. 

HEICO Dienstleistungs-GmbH

Rating - HEICO Dienstleistungs-GmbH

Alles im Blick

Die Fahrzeugortung nutzen wir jeden Tag. Auf einen Blick sehen wir im Büro, wo sich die einzelnen Fahrzeuge gerade befinden. Nicht nur die Live-Ortung sondern auch die Nutzung des Positionsarchivs hat sich für uns ausgezahlt. Seitdem wir die Fleet Boxen in unseren Fahrzeugen verbaut haben, senken sich Kilometerlaufleistungen der Fahrzeuge und Abrechnung der Arbeitszeiten auf wundersame Weise.  

Mike Hofmann, Hofmann & Wilhelm GbR

Rating - Mike Hofmann, Hofmann & Wilhelm GbR

Fahrzeugortung

Wir nutzen seit einiger Zeit die Fahrzeugortung der Bornemann AG und sind sehr zufrieden. System läuft zuverlässig und störungsfrei. Die Plattform ist online, somit auch via Smartphone nutzbar.

eszet AUTOGENTECHNIK GmbH

Rating - eszet AUTOGENTECHNIK GmbH

Alles im Blick

Dank dieser Fahrzeugortung wissen wir nun jederzeit wann, wo und wie lang unsere Monteure bei unseren Kunden gewesen bzw. gefahren sind (oder aktuell fahren). Dies ist für eine faire Abrechnung der geleisteten Arbeitszeit gegenüber unseren Kunden aber auch unseren Mitarbeitern ideal! Durch eine angegliederte Auswertung der automatisch empfangenen Tourdaten haben wir darüber hinaus ein perfektes Werkzeug für die Ermittlung der Fahrzeugkosten je km.    

Neerlandic Shipping Group

Rating - Neerlandic Shipping Group

...great product

...just a new partnership with professionals

Kirchner Sanitär & Heizungsbau GmbH

Rating - Kirchner Sanitär & Heizungsbau GmbH

GPS

Super Sache kann ich nur mit Note 1 bewerten. Hier bekommt man am ersten Tag mit, was man die ganzen Jahre ohne GPS verloren hat 

Hans-Josef Weber GmbH, Kälte-Klimatechnik

Rating - Hans-Josef Weber GmbH, Kälte-Klimatechnik

Immer wieder.

Als wir uns vor einigen Jahr entschlossen hatten unsere Fahrzeug mit einem GPS-System auszustatten waren wir zunächst skeptisch, ob es für uns einen wirklichen Nutzen hat. Schon nach kurzer Zeit sagten wir warum haben wir dies nicht schon früher eingeführt.

Kurier&Kleintransporte Bad Harzburg

Rating - Kurier&Kleintransporte Bad Harzburg

Tolle Sache

Es kann viel Geld eingespart werden durch Kontrolle der Fahrweise der Mitarbeiter und der Routenführung. Kosten für die Ortung kann man am ersten Tag im Monat schon einsparen.Es ist eine gute Dispo zu machen um die Fahrzeuge gut einzusetzen. Danke weiter so. 

Anwendungsbeispiele

  • GPS Ortung
  • Fahrtenbuch
  • Arbeitszeiterfassung
  • Diebstahlalarm
  • Sensorik
  • Auftragsverwaltung

GPS Ortung

GPS Ortung

Viele Unternehmer fragen sich: „Wo genau befinden sich unsere Fahrzeuge eigentlich?“ Bornemann liefert die Antwort sekundenschnell und das bis auf wenige Meter genau. Nicht nur im Einsatz von ganzen Flotten, sondern auch bei der Überwachung von einzelnen Fahrzeugen bietet Fahrzeugortung große Vorteile.

Wir zeigen dir gern, wie auch du Zeit und Geld sparen kannst. Nutze unser Beratungsformular.

Bild GPS Ortung

Fahrtenbuch

Arbeitszeiterfassung

Diebstahlalarm

Sensorik

Auftragsverwaltung

Bornemann:

Technik, die für dich arbeitet.

Frag uns einfach. Wir helfen dir gern weiter!

Beratung anfordern

Zeit & Geld sparen

Zeit & Geld sparen

Wie von Zauberhand sinken Kilometerleistung und somit auch Kosten für Sprit und Verschleiß.

Nerven schonen

Nerven schonen

Spar dir die Schreibarbeit. Wir schreiben dein Fahrtenbuch jetzt elektronisch. Keine Stifte und Zettel mehr.

Güter sichern

Güter sichern

Wir behalten deine Güter und Fahrzeuge im Blick und informieren dich, sobald es brenzlich wird.

Transparenz schaffen

Transparenz schaffen

Die elektronische Arbeitszeiterfassung schafft Transparenz gegenüber deinen Kunden und Mitarbeitern.

Für wen rechnet sich ein Fahrtenbuch?

Im Allgemeinen eignet sich ein Fahrtenbuch für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen, wenn ein Firmenwagen überwiegend betrieblich genutzt wird. Allein aus dem Grund den Überblick seiner Kosten zu behalten, lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuchs. Weiter geht es um die Anerkennung des Dienstwagens beim Finanzamt. Das Fahrtenbuch dient dem Unternehmer bezüglich einer besseren Kostenabwicklung und zur steuerlichen Absetzung der tatsächlichen Nutzung des Dienstwagens. Besonders empfohlen wird es in dem Fall, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich nutzt und dabei aber nur seinen exakten Privatnutzungsanteil versteuern möchte.

Die Alternative zum Fahrtenbuch ist die pauschale 1%-Methode, die Unternehmen anwenden, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird und das Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, der auch privat genutzt wird. Diese Methode bietet allerdings keinen steuerlichen Vorteil. Lediglich, wenn der Bruttolistenpreis des Dienstfahrzeugs sehr niedrig ist und eine sehr hohe Privatnutzung vorliegt, kann sich die 1%-Methode unter bestimmten Umständen lohnen. Von Seiten der Steuerbehörde werden allerdings häufig Zweifel laut, wenn Dienstwagen Arbeitgebern ohne Fahrtenbücher überlassen werden. Es finden genaueste Prüfungen statt und häufig wird gegen das Unternehmen oder den Selbstständigen entschieden, weil Privatfahrten pauschal vorausgesetzt werden und deren Anteil geschätzt wird. Eine Nachversteuerung durch die 1%-Pauschale ist kaum abzuwenden, weil es keinen lückenlosen und begründeten Nachweis der Fahrten gibt.

  • Firmenfahrzeug mit Privatnutzung: Bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen ist ein Fahrtenbuch immer empfehlenswert. Zum einen gibt es große Unterschiede bei dem Anteil der privaten Nutzung. Außerdem kann es mehrere Fahrer geben, die sich einen Firmenwagen teilen und daher ist es von Vorteil eine genaue Dokumentation und somit den Überblick der Zeiten und Kosten zu haben. Ein Fahrtenbuch bringt Transparenz und eine nachvollziehbare Historie über alle Fahrten.
  • Steuerliche Vorteile gegenüber der pauschalen Versteuerung: Ein Fahrtenbuch bietet gegenüber der pauschalen 1%-Methode einen großen finanziellen Nutzen. Durch die Angaben im Fahrtenbuch kann genauestens ermittelt werden, wie hoch der private Anteil an der gesamten Nutzung ist. Auf diese Weise muss der Fahrer nur die Kosten bezahlen, die durch seine privaten Fahrten entstanden sind, und sichert sich dadurch Steuerersparnisse.
  • Alternativ Schätzungen der Privatfahrten durch das Finanzamt: Wenn der Dienstwagen häufig ohne lückenlosen Nachweis der Fahrten Mitarbeitern überlassen wird, kann das Finanzamt den Anteil der Privatfahrten schätzen. Die anteiligen Kosten werden nicht anerkannt, denn das Finanzamt entscheidet in solchen Fällen normalerweise zu Ungunsten des Fahrers. Folge dessen ist die sogenannte 1%-Methode, bei der der Mitarbeiter monatlich 1% des Bruttolistenpreises vom Fahrzeug als Privatanteil nachversteuern muss.

Wer kann ein Fahrtenbuch auferlegen?

Unter gewissen Umständen kann der Fall eintreten, dass man zur Führung eines Fahrtenbuches gezwungen wird. Dies kann verschiedene Ursachen haben, beispielsweise schwerwiegende Verstöße gegen die Straßenverkehrsordnung. In dem Fall wird die Auferlegung des Fahrtenbuches durch die Behörden bestimmt. Aber auch der Arbeitgeber kann für die Nutzung von Dienstwagen die Führung von Fahrtenbüchern bestimmen. Zum Teil wird diese sogar elektronisch oder auch ohne das Wissen der Angestellten vom Unternehmen selbst durchgeführt.

  • Auferlegung des Fahrtenbuches durch den Arbeitgeber
  • Auferlegung des Fahrtenbuches durch das Straßenverkehrsamt

Auferlegung des Fahrtenbuches durch den Arbeitgeber

Bei Dienstfahrzeugen kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Fahrtenbuch auferlegen, um einen Nachweis über die betrieblichen Fahrten zu erhalten. Dies kann zum einen als Kontrolle seines Fuhrparks über den Einsatz seiner Fahrzeuge dienen. Der Arbeitgeber kann ein Fahrtenbuch aber auch in dem Fall einführen, wenn die private Nutzung der Dienstfahrzeuge untersagt ist und dies überprüft werden soll. In diesen Fällen wird vertraglich vereinbart, welche Wege mit dem Dienstfahrzeug unternommen werden dürfen und welche nicht.

Ein weiterer Grund für den Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein Fahrtenbuch aufzuerlegen geschieht häufig bei Fahrzeugen, die auch für den privaten Bereich genutzt werden (könnten). Hierzu zählen beispielsweise solche unter 3,5 t, Transporter ohne Festeinbauten, usw. Diesen unterstellt das Finanzamt oft pauschal, dass mit ihnen Privatfahrten unternommen werden. Wenn in diesem Fall kein Nachweis darüber vorhanden ist, inwiefern das Fahrzeug durch die Mitarbeiter genau genutzt wird, entstehen unnötige Kosten für den Arbeitgeber. Diese können durch die Führung eines Fahrtenbuch umgangen werden.

Auferlegung des Fahrtenbuches durch das Straßenverkehrsamt

Bei mehreren oder schwerwiegenden Regelverstößen gegen die Straßenverkehrsordnung kann das Straßenverkehrsamt die Führung eines Fahrtenbuches anordnen. Dieser Fall tritt etwa dann ein, wenn mehrfach oder schwerwiegend gegen das Verkehrsrecht verstoßen wurde (§31 a StVZO). Für die Ahndung eines Deliktes hat die Behörde drei Monate Zeit. Nach dieser Frist ist der Verstoß gegen die Straßenverkehrsordnung verjährt.

Die erste Konsequenz trägt immer der Halter. Dieser muss im Anschluss klären, wer für die Ordnungswidrigkeit verantwortlich ist und den Fahrer zur Rechenschaft ziehen. Der Verantwortliche muss anschließend die Führung des Fahrtenbuchs durchführen. Auf diese Weise soll weiteren Regelverstößen entgegengewirkt werden. Wenn die Auferlegung eines Fahrtenbuches nicht eingehalten wird, muss mit einem Bußgeld gerechnet werden. Außerdem bekommt der Verantwortliche einen Punkt in Flensburg.

Berechnungsmethoden

Die Nutzung von Firmenfahrzeugen kostet Geld und speziell private Fahrten müssen gesondert abgerechnet werden. Der eigene private Nutzungsanteil an dem Firmenfahrzeug kann über zwei unterschiedliche Methoden errechnet werden: die 1%-Regelung und die Führung eines Fahrtenbuches. Jedoch bietet in fast allen Fällen nur die Berechnungsmethode mit Hilfe eines Fahrtenbuch den gewünschten Steuervorteil. Die pauschale Versteuerung erspart lediglich den Aufwand der Nachweispflicht einzelner Fahrten und eignet sich nur in seltenen Ausnahmefällen.

  • Fahrtenbuchrechner
  • 1%-Regelung - pauschale Versteuerung
  • Führung eines Fahrtenbuch

Fahrtenbuchrechner

Der Fahrtenbuchrechner zeigt die Höhe der Steuervorteile bei der Nutzung eines Fahrtenbuchs gegenüber der 1%-Regelung. Mit ihm kann man genauestens berechnen, wie hoch die persönliche Steuerersparnis mit Hilfe eines Fahrtenbuchs gegenüber der pauschalen 1%-Versteuerung ist. Hierbei müssen etwa Angaben zur jährlichen Kilometerleistung und dem Privatanteil daran, dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und der Entfernung von dem Zuhause zur Arbeit gemacht werden.

Nachfolgend möchten wir dies an einer Beispielrechnung zeigen:

1%-Regelung – pauschale Versteuerung

Die Wahl, seine private Nutzung des Firmenwagen über die pauschale 1%-Methode zu versteuern, sollte vermieden werden. Sie bringt nur in den seltensten Fällen einen Nutzen, nämlich in dem Fall, wenn die Anschaffungskosten des Firmenwagens sehr gering waren und die private Nutzung sehr hoch ist. Hierbei muss für die privaten Fahrten jeden Monat 1% vom Bruttolistenpreis des Wagens als geldwerter Vorteil versteuert werden. Hinzu kommen noch Fahrten zwischen Wohn- und erste Tätigkeitsstätte. Durch diese Abrechnungsmethode wird zwar der Aufwand für den Fahrer gering gehalten, allerdings ist sie keine wirkliche Alternative zur Steuerersparnis durch das Fahrtenbuch.

Führung eines Fahrtenbuch

Die Führung eines Fahrtenbuches ermöglicht eine genaue Unterteilung der gefahrenen Wege. Der exakte Anteil an der privaten Nutzung kann nur über ein eigens geführtes Fahrtenbuch ermittelt werden. Es gibt verschiedene Streckentypen, die mit einem Fahrtenbuch bis auf den Kilometer genau zugeordnet werden können. Nur so ist es möglich eine faire Versteuerung des konkreten privaten Nutzungsanteils zu gewährleisten. Zudem bietet das Fahrtenbuch einen Überblick der gesamten gefahrenen Strecken und den damit verbundenen Kosten.

Wie kann man ein Fahrtenbuch führen?

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten ein Fahrtenbuch zu führen: handschriftlich oder elektronisch. Dabei überzeugt allerdings das elektronische Fahrtenbuch durch einige immense Vorteile gegenüber dem handschriftlichen.

Beide eignen sich, um einen Überblick der gesamten laufenden Kosten und der Nutzungsaufteilung zu erhalten. Allerdings ist der Aufwand bei einem elektronischen Fahrtenbuch wesentlich geringer, denn es arbeitet vollkommen selbstständig, vergisst nichts und ihm können keine Fehler unterlaufen. Speziell bei großen Fuhrparks ist die Führung von Fahrtenbüchern mühsam und aufwendig, doch mit der elektronischen Variante läuft alles über ein Online Portal und der persönliche Arbeitsaufwand wird auf ein Minimum reduziert.

  • Elektronisches Fahrtenbuch führen
  • Handschriftliches Fahrtenbuch führen

Elektronisches Fahrtenbuch führen

Das elektronische Fahrtenbuch funktioniert über im Fahrzeug fest verbaute Ortungsboxen mit integriertem GPS Sender. Dieser sendet dauerhaft Signale über den Aufenthaltsort. So können Adressen, Streckenverläufe und Zeiten exakt ermittelt werden. Diese Informationen werden automatisch weitergeleitet und dokumentiert. So sind die wichtigsten Daten bereits durch die reine Fahrbewegung des Wagens notiert. Lediglich einige ergänzende Angaben zur Fahrt müssen anschließend noch per Hand vorgenommen werden.

Wenn die Wahl auf ein elektronisches Fahrtenbuch fällt, wird die Ortungsbox in Kürze von einem Fachmann eingebaut. Dieser Vorgang dauert nur wenige Minuten, anschließend ist das elektronische Fahrtenbuch sofort einsatzbereit.

Handschriftliches Fahrtenbuch führen

Bei der Führung eines Fahrtenbuches müssen einige Dinge beachtet werden. Im Allgemeinen gelten die Anforderungen der Finanzbehörden sowohl für das handschriftliche als auch für das elektronische Fahrtenbuch. Dazu zählen:

  • Datum der Fahrt
  • Art der Fahrt
  • Grund der Fahrt
  • Name des Fahrers
  • Gefahrene Kilometer
  • Besuchter Kunde bzw. Unternehmen
  • Adresse und Kilometerstand bei Start und Ziel

Fahrten über mehrere Tage müssen einzeln aufgelistet werden. Bei mehreren Terminen hintereinander muss jede Fahrt einzeln protokolliert sein. Es darf weder manipuliert noch unvollständig noch nachträglich verändert worden sein.

  • Elektronisches Fahrtenbuch richtig führen
  • Handschriftliches Fahrtenbuch richtig führen

Elektronisches Fahrtenbuch richtig führen

Der größte Vorteil beim elektronischen Fahrtenbuch ist, dass es sich fast vollkommen selber schreibt. Da die wichtigsten Informationen automatisch über GPS Daten aufgezeichnet und gespeichert werden, reduziert sich der eigene Aufwand auf ein Minimum. Datum, Beginn und Ende, die Distanz dazwischen sowie beide Kilometerstände werden direkt im elektronischen Fahrtenbuch vermerkt. Die gefahrenen Strecken stehen daher immer im Fahrtenbuch und müssen im Anschluss lediglich bearbeitet werden. Hierfür ist das Online Portal nötig. Dort kann man die Führung nachvollziehen und alle notwendigen Bearbeitungen vornehmen. Dies ist unmittelbar nach einer Fahrt möglich oder kann innerhalb von einer Woche nach der Fahrt erledigt werden. Zu den wichtigen Ergänzungen, die in dieser Zeit vorgenommen werden müssen, gehören der Zweck der Fahrt, der Name des angefahrenen Kunden bzw. Unternehmens etc. und des jeweiligen Fahrers.

In diesem Punkt zeigt sich, dass die Führung eines Fahrtenbuch immer zeitnah sein muss. Zwar werden die wichtigsten Angaben von der Strecke immer sofort aufgezeichnet, die fehlenden Informationen müssen allerdings 7 Tage später nachgereicht werden. Wenn dies nicht geschieht, wird jede Fahrt in eine Privatfahrt umgewandelt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Die dadurch entstehenden Kosten trägt in diesem Fall der dafür verantwortliche Fahrer.

Handschriftliches Fahrtenbuch richtig führen

Das herkömmliche Fahrtenbuch besteht aus Papier. Die Eintragungen werden mit einem Stift per Hand vorgenommen. Dieser Vorgang ist oft zeitaufwendig und mühsam, denn das Fahrtenbuch muss immer mitgeführt und die Daten nach jeder Fahrt direkt eingetragen werden. Nachträgliche Ergänzungen dürfen nicht vorgenommen werden. Außerdem muss das Fahrtenbuch vollständig sein und es darf keine Fehler enthalten. Nur, wenn es all diese Anforderungen erfüllt, wird es anerkannt. Dies führt oft zu stressigen Situationen.

Inhaltlich überschneiden sich die Informationen, die in ein handschriftliches Fahrtenbuch gehören, mit denen, die in einem elektronischen vorhanden sind bzw. sein müssen. Wichtige Angaben zur Fahrt und dem Fahrer sind in beiden Fällen unerlässlich.

Welche Fahrtarten gibt es?

Durch die private Nutzung eines Firmenwagens fallen verschiedene Fahrten an, die alle unterschiedlich angegeben werden müssen. Die Finanzbehörde stellt die größten Anforderungen an die betrieblichen Fahrten, die wenigsten an die Privatfahrten. Eine Unterscheidung in “dienstlich” und “privat” ist dabei jedoch nicht immer ausreichend. So gibt es einige weitere Arten, die bei der Führung eines Fahrtenbuch auch berücksichtigt werden müssen.

  • Betriebliche Fahrt
  • Privatfahrt
  • Weg zwischen Wohn- und Arbeitsstätte
  • Familienheimfahrt bei doppelter Haushaltsführung

Betriebliche Fahrt

Eine betriebliche Fahrt ist jede einzelne Fahrt, die aus betrieblichen Gründen verrichtet wird. Sie kann auch vor oder nach der regulären Dienstzeit stattfinden und ist dennoch als betrieblich deklariert. Während einer Dienstfahrt dürfen keine privaten Besorgungen getätigt oder außergeschäftliche Termine wahrgenommen werden.

Die betrieblichen Fahrten müssen den Großteil an der gesamten Anzahl an Fahrten ausmachen, ansonsten ist die Führung eines Fahrtenbuch unnötig, denn das Fahrzeug wird nicht als Dienstfahrzeug anerkannt.

Privatfahrt

Eine Privatfahrt ist jegliche Art von Fahrt, die aus privaten Gründen aber mit dem Firmenwagen vorgenommen wird. Hierzu zählen beispielsweise die Fahrt zum Supermarkt oder zu Freunden und Verwandten. Privatfahrten müssen im Fahrtenbuch lediglich mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer angegeben werden, Adresse sind aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht notwendig.

Der Anteil an Privatfahrten kann mit Hilfe eines Fahrtenbuch genauestens ermittelt werden. Die Kosten hierfür trägt der Fahrer selbst, sie werden direkt über ihn persönlich abgerechnet. Durch die exakte Ermittlung des privaten Nutzungsanteils am Firmenwagen erhält er eine deutliche Steuerersparnis. Wenn die Anzahl der Privatfahrten nicht über ein Fahrtenbuch ermittelt wird, muss der Fahrer seinen Firmenwagen über die 1%-Methode berechnen. Dies ist eine pauschale Versteuerung der Privatfahrten.

Weg zwischen Wohn- und Arbeitsstätte

Die Strecke zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte ist nicht eindeutig einer betrieblichen, aber auch keiner privaten Fahrt zuzurechnen. Sie wird gesondert behandelt und muss dementsprechend eingeordnet werden. Es reichen hierbei Angaben zu den Kilometerständen aus. Zusätzlich ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch, um welche Art von Fahrt es sich handelt, genügt. Für diese Fahrten gilt ein Abzugsverbot. Diese Regelung gilt allerdings nur für die regelmäßige Betriebsstätte. Weitere Fahrten zu anderen Betriebsstätten fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung, sondern zählen zu betrieblichen Fahrten.

Familienheimfahrt bei doppelter Haushaltsführung

Bei doppelter Haushaltsführung gibt es für Fahrzeuge die Möglichkeit eine Familienheimfahrt anzugeben. Wenn man mit einem Dienstwagen unterwegs ist, dürfen die Werbungskosten dafür allerdings nicht von der Steuer abgesetzt werden. Diese Familienheimfahrten gelten allerdings auch nicht als geldwerter Vorteil (§9 Abs. 1 Nr. 5 EStG)

Wie funktioniert das elektronische Fahrtenbuch?

Zu dem elektronischen Fahrtenbuch gehören mehrere Komponenten. An erster Stelle gibt es die im Fahrzeug verbaute Ortungsbox, in der sich ein GPS Sender befindet. Hierüber werden dauerhaft Signale über den Standort oder die gefahrenen Kilometer gesendet. Empfangen und gespeichert werden die gesammelten Daten in einem Server. Über ein dazugehöriges Online Portal können sie eingesehen und bearbeitet werden. Hier wurden bereits alle Informationen automatisch in das System eingefügt und müssen nur noch durch die spezifischen Angaben ergänzt werden.

Stift und Zettel sind beim elektronischen Fahrtenbuch nicht mehr nötig. Für die wenigen Ergänzungen, die im Portal durchgeführt werden müssen, benötigt man nur wenige Mausklicks. Wenn man das Fahrtenbuch für den Eigenbedarf oder das Finanzamt benötigt, kann man es sich kurzerhand selbstständig ausdrucken.

Inhalte des Fahrtenbuchs – was muss zwingend enthalten sein?

Damit ein Fahrtenbuch gültig ist und anerkannt wird, muss es bestimmte Informationen liefern. Die Unterscheidung zwischen betrieblichen und privaten Fahrten muss eindeutig möglich sein. Hierfür sind einige Angaben unerlässlich. Zu diesen Mindestangaben zählen bei Fahrten:

  • Datum der Fahrt
  • Art der Fahrt
  • Zweck der Fahrt
  • besuchte Firma / Personen / Objekte
  • Start- und Zielpunkt der Fahrt
  • Angabe des Kilometerstandes am Anfang und Ende, sowie gefahrene Kilometer

Anforderungen an das Fahrtenbuch

An das Fahrtenbuch sind bestimmte Anforderungen gestellt, damit sich aus ihm bestimmte Erkenntnisse hinsichtlich der Nutzung des Fahrzeugs gewinnen lassen. Aus diesem Grund gibt es gewisse Mindestangaben, die jedes Fahrtenbuch enthalten muss. Hierzu zählen Datum, Beginn, Ende Grund und Art der Fahrt sowie die zurückgelegten Kilometer.

Zusätzliche Informationen können nützlich sein oder gefordert werden. Dies ist von der Nutzung des Fahrtenbuch abhängig. Im Allgemeinen muss es immer zeitnah geführt werden und vollständig sein. Das heißt es darf kein Fehler enthalten oder Lücken aufweisen. Zudem dürfen keine Seiten fehlen sowie nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden. Dies garantiert Fälschungssicherheit und Manipulationsschutz. Ein Fahrtenbuch mit Excel zu erstellen ist daher unzulässig.

  • Anforderungen an das elektronische Fahrtenbuch
  • Anforderungen an das handschriftliche Fahrtenbuch

Anforderungen an das elektronische Fahrtenbuch

Das handschriftliche Fahrtenbuch ist vorgedruckt und zeigt genau an, welche Angaben wichtig sind. Die unerlässlichen Informationen für die Anerkennung beim Finanzamt sind oben bereits aufgelistet. So muss das Fahrtenbuch eine lückenlose und fehlerfreie Aufzeichnung per Hand garantieren. Zudem ist die Leserlichkeit Pflicht - für jeden, nicht nur den Führer des Fahrtenbuch. Um diese Anforderungen zu gewährleisten, sollte das handschriftliche Fahrtenbuch immer in der Nähe des Fahrzeugs sein, nicht beschädigt und vor starken Umwelteinflüssen geschützt sein. Wenn es verloren geht oder den geforderten Bedingungen nicht entspricht, bleibt nur noch die Abrechnung über die 1%-Methode.

Anforderungen an das handschriftliche Fahrtenbuch

Das handschriftliche Fahrtenbuch ist vorgedruckt und zeigt genau an, welche Angaben wichtig sind. Die unerlässlichen Informationen für die Anerkennung beim Finanzamt sind oben bereits aufgelistet. So muss das Fahrtenbuch eine lückenlose und fehlerfreie Aufzeichnung per Hand garantieren. Zudem ist die Leserlichkeit Pflicht - für jeden, nicht nur den Führer des Fahrtenbuch. Um diese Anforderungen zu gewährleisten, sollte das handschriftliche Fahrtenbuch immer in der Nähe des Fahrzeugs sein, nicht beschädigt und vor starken Umwelteinflüssen geschützt sein. Wenn es verloren geht oder den geforderten Bedingungen nicht entspricht, bleibt nur noch die Abrechnung über die 1%-Methode.

Wer führt das Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch kann elektronisch oder handschriftlich geführt werden. Je nachdem, welche Methode angewandt wird und wozu die Führung dient, gibt es verschiedenen Möglichkeiten. Zum einen kann es per Hand durch den Fahrer, den Halter oder den Fuhrparkleiter geschrieben werden. Allerdings muss die Führung immer zeitnah nach der Fahrt durchgeführt werden. Das heißt in den meisten Fällen eignet sich der jeweilige Fahrer am besten. Zum anderen gibt es die elektronische Variante. Hier schreibt sich das Fahrtenbuch nahezu selbstständig mit Hilfe von GPS. Es müssen lediglich einige Ergänzungen bei den aufgezeichneten Daten vorgenommen werden, welche die im Fahrzeug eingebaute Box nicht mit GPS übermitteln kann. Dies kann im Online Portal durch den Fahrer, Halter oder Leiter vorgenommen werden.

  • Führung des Fahrtenbuch durch den Fahrzeugführer
  • Führung mit Hilfe des elektronischen Fahrtenbuchs

Führung des Fahrtenbuch durch den Fahrzeugführer

Die beste und einfachste Möglichkeit ein Fahrtenbuch zeitnah und sicher zu führen, ist durch den Fahrer selbst. Dieser sollte direkt nach jeder Fahrt beziehungsweise spätestens 7 Tag danach die Einträge vornehmen. Je eher, desto besser, denn die wichtigen Informationen, die für Vollständigkeit und Fehlerfreiheit sorgen, gehen ansonsten verloren.

Der Fahrzeugführer sollte zudem immer wissen, wo sich das Fahrtenbuch befindet und es pfleglich und mit Sorgfalt behandeln. Nur, wenn es am Ende vollständig, lückenlos und fehlerfrei ist, kann es der Behörde zur Anerkennung vorgelegt werden.

Führung mit Hilfe des elektronischen Fahrtenbuch

Das elektronische Fahrtenbuch übernimmt bei der Führung einen Großteil der Arbeit. Es schreibt in Echtzeit Standorte und Strecken mit und unterstützt den Fahrzeugführer damit enorm. Seine Arbeit beschränkt sich auf die Kontrolle der Angaben und eventuelle Ergänzungen zur Fahrt. Zudem ist er derjenige, der in der Woche nach der Fahrt im Online Portal oder per App angeben muss, ob sie privat oder dienstlich unternommen wurde. Diese Unterscheidung ist bei der Führung des Fahrtenbuch von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigt am Ende den genauen Anteil an Privatfahrten an.

Wer kontrolliert das Fahrtenbuch?

Die Kontrolle eines Fahrtenbuchs kann durch verschiedenen Personen durchgeführt werden. Entscheidend ist dabei die Ursache: Soll es nur eine Zwischenprüfung sein oder liegt es dem Finanzamt zur Kontrolle vor? Das handschriftliche Fahrtenbuch kann jederzeit einfach eingereicht werde. Beim elektronischen Fahrtenbuch muss ein Auszug für persönliche Zwecke oder die Behörden angefertigt und ausgedruckt werden. Dies ist jedoch ohne Umstände schnell und einfach möglich.

  • Betreffender Fahrer
  • Fuhrparkmanager
  • Finanzamt

Kontrolle des Fahrtenbuch durch den betreffenden Fahrer

Der Fahrer sollte das Fahrtenbuch regelmäßig kontrollieren, wenn er der alleinige Nutzer des Fahrzeugs ist. Dadurch befindet er sich auf der sicheren Seite und die mögliche Fehlerquote bleibt gering. Aus diesem Grund sollte der Fahrer auch direkt nach jeder Fahrt alle wichtigen Daten in das Fahrtenbuch eintragen. Bei der elektronischen Varianten sollten die Angaben im eigenen Fahrtenbuch am besten auch selber vorgenommen werden. Die prüfende Kontrolle kann auch mit einer gedruckten Version durchgeführt werden. Diese können für private Zwecke jederzeit angefertigt werden.

Kontrolle des Fahrtenbuch durch den Fuhrparkmanager

Wenn ein Fahrzeug durch mehrere Fahrer genutzt wird und es nicht von einem Fahrer allein geführt wird, kann der Fuhrparkmanager die Kontrolle des Fahrtenbuch übernehmen. Diese sollte in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, da gerade bei unterschiedlichen Fahrern schnell Probleme oder Unstimmigkeiten auftreten können. Falls nötig, kann der Fuhrparkmanager auch die Führung vom Fahrtenbuch zumindest teilweise übernehmen.

Durch die Kontrolle hat der Fuhrparkleiter in jedem Fall eine gute Übersicht aller Fahrten und den genauen Einsatz seiner Fahrzeuge. Zudem kann er so besser planen und eine Ressourcen sparende Koordination seines Fuhrparks gewährleisten.

Kontrolle des Fahrtenbuch durch das Finanzamt

Das Finanzamt kontrolliert und prüft das Fahrtenbuch im Zuge der Steuerprüfungen. Hierbei sind folgende Punkte von Bedeutung:

  • Transparenz
  • Plausibilität
  • Nachvollziehbarkeit
  • Nicht geschönt
  • Nachweis der unverzüglichen Bearbeitung
  • Querprüfung mit Hilfe von Werkstattrechnungen und Tankbelegen
  • Stichproben (Terminprüfung) bei besuchten Firmen, Unternehmen, etc.

Die Kontrolle wird beim Finanzamt durchgeführt, um die Anerkennung des Fahrtenbuch für die Abrechnung mit der Steuer zu prüfen. Eventuelle Unstimmigkeiten, Fehler, Lücken oder Nachträge können das Fahrtenbuch im Ganzen ungültig machen. In dem Fall wird es vom Finanzamt nicht anerkannt, dem Fahrer bleibt nur die Möglichkeit über die 1%-Methode abzurechnen.

Fahrtenbuch – was sind Privatfahrten?

Privatfahrten sind Fahrten aller Art, die vor, während oder nach der Arbeitszeit mit dem Firmenwagen getätigt werden. Hierzu gehören etwa Einkaufen fahren oder Freunde/Verwandte besuchen. Die Fahrten haben einen persönlichen Hintergrund und müssen vom Fahrer daher selbst versteuert werden. Hierzu dient die Führung eines Fahrtenbuch, mit dem auf den Kilometer genau der Anteil von Privatfahrten an der Gesamtnutzung des Dienstfahrzeugs berechnet werden kann. Diesen Anteil muss der Fahrer anschließend selbst versteuern und die anfallenden Kosten dafür tragen.

Im handschriftlichen Fahrtenbuch müssen die Fahrten als “dienstlich” oder “privat” klassifiziert und eingetragen werden. Bei den Privatfahrten sind allerdings weniger Angaben notwendig als bei den Dienstfahrten. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch ist eine nachträgliche Klassifizierung nicht notwendig. Die Ortungsbox kann hier direkt während der Fahrt mit einem Schalter auf “privat” umgestellt werden. In diesem Fall speichert sie lediglich das Datum und die Kilometerangaben inklusive der Streckenlänge, jedoch keine weiteren Informationen.

Zu den Privatfahrten gehören immer folgende Strecken, die mit einem Dienstfahrzeug unternommen werden:

Privat ⇒ Privat

Privat ⇒ Kunde

Kunde ⇒ Privat

Einen besonderen Fall nehmen Fahrten zwischen der Wohn- und Arbeitsstätte und Familienheimfahrten ein. Dies sind weder Dienst- noch Privatfahrten, sie werden gesondert behandelt.

Privatschalter beim elektronischen Fahrtenbuch

Der Privatschalter beim elektronischen Fahrtenbuch ermöglicht eine korrekte Trennung zwischen Dienstfahrten und Privatfahrten auf den Meter genau. Dies geschieht ohne Aufzeichnung der Adressdaten. Er kann direkt während der Fahrt per Hand umgestellt werden. So kann der Fahrer schnell und einfach zwischen Dienst- und Privatfahrt wechseln. Der Privatschalter erspart einem die nachträglichen Änderungen im Portal, da hier bereits nur die für eine Privatfahrt wichtigen Informationen weitergegeben und gespeichert werden. Alles andere wird gar nicht erst aufgezeichnet. Dadurch ist eine exakte Einteilung möglich.

Einrichtung und Verwaltung des Bornemann Logbook

Das elektronische Fahrtenbuch von Bornemann, Bornemann Logbook, bietet alle wichtigen Features, die für die Führung eines Fahrtenbuch notwendig sind. Es ermöglicht eine unkomplizierte Führung des Fahrtenbuch mit wenig Aufwand für beliebig viele Firmenfahrzeuge.

Die Einrichtung des Bornemann Logbook wird durch unsere Servicemitarbeiter durchgeführt, du musst somit nur die anschließende Pflege durchführen. Diese ist schnell und einfach. Die Ortungsboxen werden in kurzer Zeit in den Fahrzeugen verbaut und bieten durch die GPS Ortung neben dem Fahrtenbuch noch weitere Funktionen. Verwaltet werden die Fahrtenbücher über das Online Portal. Hier werden die Fahrtenbücher aller Fahrzeuge digital geführt. Alle zurückgelegten Strecken können jederzeit eingesehen und bearbeitet werden. Im Portal werden zudem alle Fahrzeuge sowie Fahrer angemeldet und registriert.

Finanzamt konformes Fahrtenbuch

Während der Steuerprüfung kontrolliert das Finanzamt die Konformität des Fahrtenbuch. Anhand der Führung und Inhalte wird die Anerkennung geprüft. Wenn es vollständig, korrekt geführt, fehlerfrei und nachvollziehbar ist, kann es für die Berechnung des Privatanteils bei der Nutzung des Firmenfahrzeugs dienen. Ist dies nicht der Fall, wird es abgelehnt. Anschließend besteht keine Möglichkeit das Fahrtenbuch noch zu verbessern oder nachträglich zu schreiben. Die Abrechnung muss in diesem Fall über die 1%-Methode erfolgen.

Was muss ein ordentliches Fahrtenbuch aufweisen?

Ein ordentliches Fahrtenbuch muss hohe Anforderungen erfüllen. Es muss mindestens folgende Daten enthalten, um als Finanzamt konform zu gelten:

  • Tag der Fahrt (Datum)
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Reiseziel
  • Zweck
  • Geschäftspartner bzw. Kunde

All diese Angaben müssen innerhalb von 7 Tagen gemacht worden sein. Wichtig dabei sind Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Außerdem muss es vollständig sein, ein Auszug über einen repräsentativen Zeitraum genügt nicht. Dieser kann höchstens probeweise beim Finanzamt eingereicht werden, um abzuklären, ob das Fahrzeug überhaupt als Dienstwagen gilt. Wenn die dienstliche Nutzung unter 10% liegt, ist es kein Dienstfahrzeug.

Gesetzliche Anforderungen an das elektronische Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um den gängigen Gesetzen zu entsprechen. Die wichtigsten Gerichtsurteile sind hier beschrieben:

§8 II S.2-4 EStG: Fahrten können steuerlich abgesetzt werden soweit ein Nachweis in Form eines Fahrtenbuches gestellt wird. Dabei müssen private Fahrten von beruflich veranlassten Fahrten und den übrigen Fahrten strikt getrennt werden.

§6 I Nr.4 EStG: Enthält die Bewertung des Dienstfahrzeugs, das für die eigene private Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Es beschreibt die 1%-Methode, mit der der Wert des Fahrzeugs monatlich angesetzt wird und der von dem jeweiligen Nutzer gezahlt werden muss. Das Firmenfahrzeug muss, soweit es privat genutzt werden darf, in Höhe von 1% des Bruttolistenpreises angesetzt werden. Dies geschieht immer zu Lasten des Nutzers.

§9 I Nr.4 EStG: Es besteht die Möglichkeit, die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte als Werbungskosten abzusetzen. Hieraus kann ein Steuervorteil gewonnen werden. Werbungskosten sind jegliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung des eigenen Berufs stehen. Hierzu zählen unter anderem, wie bereits erwähnt, die Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte. Auf die Werbungskosten bezogen steht man vor dem Finanzamt in der Nachweispflicht. Das bedeutet, dass etwaige Fahrtkosten nachgewiesen werden müssen. Hierbei muss beispielsweise immer der kürzeste Weg zur Arbeit genommen und angesetzt werden plus die dazugehörigen Kilometer notiert. Nur dadurch können am Ende entsprechende Nachweise eingereicht werden. Mit einem Fahrtenbuch ist dieser Vorgang gut festzuhalten. Mit der elektronischen Lösung entfällt zudem die entsprechende Last eines Nachweises über die gefahrene Strecken, da es die Aufgaben übernimmt.

Neue Gesetze oder Gesetzesänderungen können direkt beim Bundesfinanzhof eingesehen werden.

Die 7-Tage-Regel für Fahrtenbücher

Die 7-Tage-Regel bezieht sich auf die Bearbeitungen der Fahrten im elektronischen Fahrtenbuch. Das Bundesministerium für Finanzen hat folgende Vorgaben festgelegt: Nach der Aufzeichnung über GPS sind die Fahrten eine Woche lang freigegeben. Das bedeutet in diesem Zeitraum können Ergänzungen bzw. zulässige Änderungen vorgenommen werden. Dazu gehört die Zuordnung einer Fahrt zu einer bestimmten Kategorie. Geschieht dies nicht, wird sie immer in eine Privatfahrt umgewandelt und die entsprechenden Kosten werden dem Fahrer angerechnet. Falls es sich tatsächlich um eine privat gefahrene Strecke handelt, kann sie im Portal kurzerhand als solche deklariert werden. In diesem Fall werden alle zusätzlichen Informationen gelöscht und nur das Datum, die Kilometerangaben und die Streckenlänge bleiben erhalten.

Zusätzlich sind auch die gesetzlich vorgeschriebenen Details des besuchten Kunden bzw. Unternehmens und der Fahrtanlass innerhalb einer Woche zu ergänzen.

Fahrtenbuch steuerlich geltend machen

Mit der Einkommensteuererklärung kann das Fahrtenbuch nachträglich geltend gemacht werden. Es liefert eine Übersicht des privaten Nutzungsanteils am Firmenwagen und ermöglicht dem Fahrer somit eine deutliche Steuerersparnis.

  • Steuererklärung mit den Angaben aus dem elektronischen Fahrtenbuch ergänzen
  • Bilanz mit den Angaben aus dem elektronischen Fahrtenbuch ergänzen

Steuererklärung mit den Angaben aus dem elektronischen Fahrtenbuch ergänze

Im Zuge der Einkommensteuererklärung kann das Fahrtenbuch mit eingereicht werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie Ihre tatsächlichen Aufwendungen für Reise-  oder Fahrtkosten geltend machen möchten. In diesen oder ähnlichen Fällen können Sie den Export aus dem Bornemann Logbook an Ihren Steuerberater weiterleiten. Dieser kann Sie über die steuerlichen Vorteile genau beraten.

Bilanz mit den Angaben aus dem elektronischen Fahrtenbuch ergänzen

Das Bornemann Logbook dokumentiert alle Fahrten des Fahrtenbuch lückenlos und stellt für den Steuerberater einen entsprechenden verschlüsselten Export zur Verfügung. Ihr Steuerberater kann mit Hilfe dieser Daten Ihren Jahresabschluss ergänzen und die steuerlichen Vorteile geltend machen.

Fahrtenbuch – was wird versteuert?

Das Fahrtenbuch dient dazu, den genauen Anteil an der privaten Nutzung von einem (Dienst-)Fahrzeug zu bestimmen. Hierfür sind bestimmte Angaben unbedingt notwendig.

Fehler im Fahrtenbuch – wer haftet?

Wenn Fehler im Fahrtenbuch auftreten und es daher nicht anerkannt werden kann, haftet in jedem Fall immer der Halter bzw. das Unternehmen. Er muss für die dadurch entstandenen Kosten aufkommen oder einen Verantwortlichen dafür bestimmten. Diese Regelung gilt für alle Fahrtenbuchvarianten. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftreten, jedoch äußerst gering. Bei der handschriftlichen Führung kann dieses Szenario wesentlich häufiger eintreten.

Aufbewahrungsfrist für das Fahrtenbuch

Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Fahrtenbücher beträgt mindestens 10 Jahre. Dieser Zeitraum gilt für alle Varianten, ob ein handschriftlich oder ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch.

Fahrtenbuch aufbewahren

Ein Fahrtenbuch gehört zweifellos zu den Dingen, die steuerlich relevant sind, denn sie weisen einen zu versteuernden Privatanteil nach. Aus diesem Grund stellt ein Fahrtenbuch einen Eigenbeleg dar. Für diesen gilt in jedem Fall eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (BFH v. 16.11.2005, Az.: VI R 64/04 und § 147 (1) Nr. 4 und (3) AO).

  • Aufbewahrungsfrist für das Fahrtenbuch
  • Aufbewahrung des elektronischen Fahrtenbuch

Aufbewahrung des elektronischen Fahrtenbuch

Für das elektronische Fahrtenbuch gelten die gleichen Anforderungen, Bedingungen und Fristen wie für das handschriftliche. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt auch hier mindestens 10 Jahre. Im Online Portal werden die Aufzeichnungen auch zehn Jahre gespeichert. Anschließend werden sie nicht gelöscht, sondern dem Kunden zur Verfügung gestellt. Wenn er die Daten bereits vorher erhalten möchte, können sie ihm auf Anfrage ausgehändigt werden.

Ergänzungen für das elektronische Fahrtenbuch

Für das elektronische Fahrtenbuch bieten wir dir einige weitere Produkte an, die dein Fuhrparkmanagement weiter ergänzen können. Unsere verschiedenen technischen Möglichkeiten kannst du auf unterschiedlichen Wegen unterstützen. Neben zusätzlich wählbaren Optionen, die auch über GPS funktionieren. Besonders wichtig erscheint für deinen Fuhrpark hier die Fahrzeugortung mit zahlreichen Features. Außerdem können wir deinem Fuhrpark durch RFID weitere nützliche Hilfen liefern. Hierzu zählt beispielsweise die elektronische Führerscheinkontrolle oder die Fahrzeuginhaltsprüfung.

GPS:

  • Fahrzeugortung
  • Flottenmanagement
  • Arbeitszeiterfassung

RFID:

  • Elektronische Führerscheinkontrolle
  • UVV Kontrolle / Fahrzeuginhaltsprüfung
  • Sensorik

Kostenlose Beratung zum elektronischen Fahrtenbuch

Du interessierst dich für das elektronische Fahrtenbuch? Wir bieten dir eine kostenlose Beratung an. Gemeinsam prüfen wir, inwiefern sich für dich eine Führung lohnt: wie viele Fahrzeuge möchtest du ausstatten, was kann dir unser Portal bieten und welche anderweitigen Bedürfnisse hat dein Unternehmen in Bezug auf das Fuhrparkmanagement noch?

Du kannst unser elektronisches Fahrtenbuch auch eine Zeit lang kostenlos testen. Melde dich hierzu per Mail an kontakt@bornemann.netKontaktformular oder nimm direkt über das Telefon unter 0800 33 45 333 Kontakt mit uns auf.

Du bestimmst, was du benötigst.

Wir haben die passende Lösung.

WSD Kältetechnik Guldner

Rating - WSD Kältetechnik Guldner

Ausgezeichnet

Ich nutze InFleet jetzt schon über ein Jahr für meinen Fuhrpark und bin äußerst zufrieden. Ich konnte Fahrzeiten und Serviceeinsätze meiner Mitarbeiter wesentlich optimieren.  

Antoniushaus Lüdinghausen

Rating - Antoniushaus Lüdinghausen

Schnell und zuverlässig

Schneller und guter Service, einfache Handhabung der IDobber, für uns ein hohes Maß an Sicherheit für die Bewohner, die in unserem Haus leben.

Pflegedienst

Rating - Pflegedienst

Kosten sparen

Wir als ambulanter Pflegedienst sind von dem Einsatz der Ortungsgeräte voll überzeugt. Seit einigen Monaten werden sie eingesetzt und keinen Monat bereut. > wir sparen Kosten > Nachweis für den Kunden (bei Bedarf) > aktuelle Ortung, Schutz vor Diebstahl 

KUHN elektronik gmbh

Rating - KUHN elektronik gmbh

Einfache und übersichtliche Darstellung

Wir benutzen seit ca. 1 Jahr InFleet. Vor allem sind wir von der einfachen Bedienung und übersichtlichen Gestaltung angetan. Auch bei einem Problem wurde uns sofort und professionell geholfen. 

Tim Koppermann, Koppermann Spezialbau GmbH

Rating - Tim Koppermann, Koppermann Spezialbau GmbH

Alles wie bestellt!!!!

System funktioniert wie besprochen und ist einfach zu handhaben, eine preiswerte Alternative zu anderen Anbietern auch. Ich selbst habe die Firma Bornemann schon einigen Geschäftspartnern nahe gelegt.

Rüdiger Fischer, Omnibusverkehr Fischer

Rating - Rüdiger Fischer, Omnibusverkehr Fischer

Wir sind mit Qualität, Leistung und Service sehr zufrieden

Wir sind mit dem GPS-System sehr zufrieden. Es ist verständlich, ausführlich und vielfältig einsetzbar. Nach einem Test über einige Monate, der unsere vollste Zufriedenheit ergeben hat, installieren wir das System in allen Fahrzeugen. Bei Problemen wird schnell geholfen. Top Service! Weiterempfehlung!   

Hans-Josef Weber GmbH, Kälte-Klimatechnik

Rating - Hans-Josef Weber GmbH, Kälte-Klimatechnik

Immer wieder.

Als wir uns vor einigen Jahr entschlossen hatten unsere Fahrzeug mit einem GPS-System auszustatten waren wir zunächst skeptisch, ob es für uns einen wirklichen Nutzen hat. Schon nach kurzer Zeit sagten wir warum haben wir dies nicht schon früher eingeführt.

Kostenlose unverbindliche Beratung

Inputs
Erhalte ein unverbindliches Angebot. Deine Kontaktdaten werden vertraulich behandelt.
Senden
Arrow Cubes